Privacyverklaring Tergem AI

    Laatst bijgewerkt: 25 oktober 2026

    1. Wie zijn wij

    Tergem AI (Colteq BV) levert AI-receptionisten en AI Operating Systems (AIOS) aan zakelijke klanten. Vragen over privacy? Mail naar info@tergem.ai.

    2. Twee rollen

    • Verwerkingsverantwoordelijke: voor gegevens van bezoekers van onze website, mensen die ons formulier invullen, onze demo-assistent bellen of de AI-test doen, en contactpersonen van onze klanten.
    • Verwerker: als we voor een klant een AI-receptionist of AIOS draaien, verwerken we gegevens van bellers en klanten van die klant in diens opdracht. Dan is onze klant verantwoordelijk en gelden de afspraken in onze verwerkersovereenkomst. Heb je gebeld of geappt met een bedrijf dat onze dienst gebruikt? Neem dan contact op met dat bedrijf; wij helpen hen bij je verzoek.

    3. Welke gegevens we verwerken

    • Contactformulier: naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, interesse, gekozen pakket en je bericht.
    • Supportformulier: naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, adres, land en je bericht.
    • Webgesprek met onze AI-receptionist (via /bel): je stem, het transcript, een samenvatting en de gegevens die je in het gesprek noemt (zoals naam, bedrijf, e-mail, telefoonnummer en je vraag). Je IP-adres slaan we alleen versleuteld (als hash) op om misbruik te beperken; die gegevens wissen we na 24 uur.
    • AI-readiness test: je antwoorden, score en de contactgegevens die je invult (via ScoreApp).
    • Klanten: gegevens van contactpersonen, factuur- en betaalgegevens, en communicatie met ons.
    • Websitegebruik: technische gegevens zoals IP-adres, browser en bezochte pagina's, voor zover nodig voor beveiliging en werking van de site.

    4. Doelen en grondslagen

    • Reageren op je aanvraag en een demo plannen — gerechtvaardigd belang en, zodra je klant wordt, uitvoering van de overeenkomst.
    • Diensten leveren, factureren en ondersteunen — uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht).
    • Onze diensten verbeteren en beveiligen — gerechtvaardigd belang.
    • Nieuwsbrief of commerciële mail — alleen met je toestemming, die je altijd kunt intrekken.

    5. AI en geautomatiseerde besluiten

    Onze AI-assistenten beantwoorden vragen, plannen afspraken en maken samenvattingen. Ze nemen geen besluiten die rechtsgevolgen voor je hebben of je in aanmerkelijke mate treffen. Een medewerker kan altijd meekijken of het gesprek overnemen. AI kan fouten maken; geef het aan als een antwoord niet klopt.

    6. Met wie we gegevens delen

    We delen gegevens alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren, met wie we verwerkersafspraken hebben:

    • Onze leverancier van spraak-AI — spraak-AI voor telefoongesprekken
    • Onze AI-modelaanbieder — verwerking van tekst door het taalmodel
    • Onze automatiserings- en hostingpartij — formulieren, workflows en hosting van de website
    • Onze databasepartij — opslag van gegevens
    • Onze agenda- en e-mailpartij — agenda en e-mail
    • Ons testplatform — de AI-readiness test
    • Ons boekhoudpakket — facturatie
    • ElevenLabs (Verenigde Staten) — verwerking van spraak en transcript bij webgesprekken met onze AI-receptionist op tergem.ai. Het transcript en je gegevens bewaren we daarna in onze eigen database.
    • Resend (Verenigde Staten) — contact- en salesaanvragen met de ingevulde contactgegevens en berichtinhoud worden per e-mail naar sales@tergem.ai gestuurd; supportaanvragen naar support@tergem.ai. Contactgegevens, samenvattingen en besproken afspraken van webgesprekken met onze AI-receptionist gaan naar sales@tergem.ai voor opvolging. We sturen niet het volledige transcript mee. E-mailinhoud en metadata worden door Resend buiten de EU verwerkt.

    We verkopen je gegevens nooit.

    7. Doorgifte buiten de EU

    Sommige leveranciers zijn gevestigd in of verwerken gegevens in de Verenigde Staten. We werken dan alleen met partijen die zijn gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework of die de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie hebben ondertekend. Waar mogelijk kiezen we voor opslag in de EU.

    8. Bewaartermijnen

    • Contactaanvragen zonder vervolg: 2 jaar na het laatste contact.
    • Klantgegevens: zolang de overeenkomst loopt en 2 jaar daarna.
    • Facturen en administratie: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
    • Gegevens die we als verwerker verwerken: volgens de afspraken met onze klant, standaard 90 dagen voor opnames, en transcripties.

    9. Beveiliging

    We beveiligen gegevens met versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie. Alleen medewerkers die het nodig hebben, hebben toegang.

    10. Je rechten

    Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, en je kunt toestemming intrekken. Stuur je verzoek naar info@tergem.ai; we reageren binnen een maand. Ben je niet tevreden, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

    11. Cookies

    We gebruiken alleen functionele cookies en lokale opslag die nodig zijn voor de werking van de site, zoals je taalkeuze. [Gebruik je analytics- of marketingcookies? Vermeld ze hier en vraag toestemming via een cookiebanner.]

    12. Wijzigingen

    We kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.