Algemene voorwaarden Tergem AI

1. Definities

• Tergem: Colteq BV, handelend onder de naam Tergem AI.
• Klant: de onderneming die met Tergem een overeenkomst sluit.
• Diensten: de AI-receptionist, het AIOS en alle bijbehorende inrichting, koppelingen en ondersteuning.
• Overeenkomst: de afspraak tussen Tergem en Klant, inclusief offerte, deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor alle offertes en overeenkomsten van Tergem. Onze diensten zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijke klanten. Algemene voorwaarden van Klant gelden niet, tenzij we dat schriftelijk afspreken.

3. Offertes en totstandkoming

Offertes zijn 30 dagen geldig. De overeenkomst komt tot stand als Klant de offerte schriftelijk of digitaal accepteert, of als Tergem met de uitvoering begint na akkoord van Klant.

4. Looptijd en opzegging

• Abonnementen hebben een minimale looptijd van 3 maanden, daarna lopen ze per maand door.
• Na de minimale looptijd kan Klant per het einde van een kalendermaand opzeggen, met een opzegtermijn van 1 maand.
• Jaarabonnementen lopen 12 maanden en worden daarna per maand voortgezet, tenzij anders afgesproken.

5. Prijzen en betaling

• Alle prijzen zijn in euro's en exclusief btw.
• Setupkosten worden vooraf gefactureerd en zijn niet terugbetaalbaar zodra we met de inrichting zijn begonnen.
• Maandbedragen worden maandelijks vooraf gefactureerd; extra minuten achteraf.
• Betaaltermijn: 14 dagen na factuurdatum. Bij te late betaling mag Tergem de dienst na een schriftelijke herinnering opschorten en de wettelijke handelsrente in rekening brengen.
• Tergem mag prijzen eenmaal per jaar aanpassen, met minimaal 1 maand vooraankondiging. Bij een stijging van meer dan 5% mag Klant opzeggen per de ingangsdatum.

6. Bundels en extra verbruik

Belminuten en andere bundels gelden per kalendermaand en vervallen aan het einde daarvan. Verbruik boven de bundel wordt afgerekend tegen het tarief in de offerte. Tergem stuurt een melding bij 80% verbruik.

7. Uitvoering

Tergem voert de diensten naar beste kunnen en volgens de stand van de techniek uit. Dit is een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting. Opgegeven opleverdata zijn indicatief.

8. Verplichtingen van Klant

Klant:

• levert tijdig juiste en volledige informatie aan, zoals diensten, prijzen, openingstijden en veelgestelde vragen;
• controleert de ingerichte antwoorden en scripts vóór livegang en meldt fouten direct;
• gebruikt de diensten alleen voor rechtmatige doelen en niet voor spam, misleiding of ongevraagde verkoopgesprekken in strijd met de wet;
• informeert eigen klanten en bellers via een eigen privacyverklaring over het gebruik van AI, opnames en transcripties;
• is verantwoordelijk voor de inhoud die Klant aanlevert en de keuzes die Klant maakt op basis van uitkomsten van het AIOS.

9. AI en beperkingen

• De AI-receptionist meldt aan het begin van elk telefoongesprek dat de gebruiker met een AI-assistent spreekt. Klant schakelt deze melding niet uit.
• AI kan fouten maken of informatie verkeerd begrijpen. Uitkomsten van de diensten zijn ondersteunend en vervangen geen professioneel oordeel.
• De diensten zijn niet bedoeld voor noodgevallen, medische, juridische of financiële adviezen. Klant zorgt voor een duidelijke doorverwijzing naar een mens of hulpdienst waar dat nodig is.

10. Beschikbaarheid en derden

Tergem streeft naar een hoge beschikbaarheid, maar garandeert geen ononderbroken werking. De diensten zijn afhankelijk van derden, zoals telecomproviders, spraak- en AI-platforms. Storingen of wijzigingen bij deze partijen vallen buiten de invloed van Tergem. Gepland onderhoud kondigen we waar mogelijk vooraf aan.

11. Intellectueel eigendom

• Klant blijft eigenaar van eigen gegevens en aangeleverde inhoud.
• Tergem blijft eigenaar van eigen methodes, templates, scripts, code en werkwijzen. Klant krijgt een niet-exclusief gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.
• Wat specifiek voor Klant is gemaakt (zoals bedrijfscontext en eigen scripts), stelt Tergem bij beëindiging op verzoek beschikbaar aan Klant.

12. Gegevensbescherming

Voor persoonsgegevens die Tergem voor Klant verwerkt, sluiten partijen een verwerkersovereenkomst. Klant is verwerkingsverantwoordelijke, Tergem verwerker. Tergem verwerkt gegevens alleen volgens de instructies van Klant en neemt passende beveiligingsmaatregelen.

13. Geheimhouding

Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim, ook na het einde van de overeenkomst.

14. Aansprakelijkheid

• De aansprakelijkheid van Tergem is beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat Klant in de 6 maanden voor de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Tergem heeft betaald, en in elk geval tot het bedrag dat de verzekering van Tergem uitkeert.
• Tergem is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gemiste omzet, gemiste afspraken, gederfde winst en reputatieschade.
• Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Tergem.
• Klant meldt schade binnen 30 dagen nadat Klant deze heeft ontdekt.

15. Overmacht

Bij overmacht, waaronder storingen bij derden, stroom- of internetstoringen en overheidsmaatregelen, mag Tergem de uitvoering opschorten. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen.

16. Beëindiging

• Elke partij mag de overeenkomst direct beëindigen als de ander failliet gaat, surseance van betaling krijgt, of na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn ernstig tekort blijft schieten.
• Na beëindiging stelt Tergem binnen 30 dagen op verzoek de gegevens van Klant beschikbaar en verwijdert ze daarna, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

17. Wijzigingen

Tergem kan deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd. Bij wezenlijke wijzigingen in het nadeel van Klant mag Klant opzeggen per de ingangsdatum.

18. Toepasselijk recht

Nederlands recht is van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Breda.